एक धन्यवाद नोट—या उसके अभाव—निर्णय को काम पर रखने को प्रभावित करता है।पिक्साबे जैसा कि मैं उम्मीदवारों को उनकी पूरी सलाह देता हूं साक्षात्कार प्रक्रिया , एक क्षेत्र है जहां मुझे लगातार पुशबैक मिलता है: क्या मुझे वास्तव में धन्यवाद नोट भेजने की आवश्यकता है? क्या इससे कभी फर्क पड़ता है?
मैं अनिच्छा को समझता हूं। अधिकांश मामलों में, आपके साक्षात्कार के बाद के धन्यवाद नोट को कभी स्वीकार नहीं किया जाता है और अधिकांश उम्मीदवारों को केवल उन पदों के एक छोटे प्रतिशत में एक प्रस्ताव मिलता है जिनके लिए वे साक्षात्कार करते हैं। ऐसा लग सकता है कि एक नोट लिखने का प्रयास बर्बाद हो गया है या वे सभी नोट किसी भर्ती ब्लैक होल में बह गए हैं जहां वे शाश्वत अप्रासंगिकता में फिसल जाते हैं।
हमारे तेज गति वाले समकालीन युग में किसी भी प्रकार का नोट लिखना अतिश्योक्तिपूर्ण लगता है। यह उभरा हुआ स्टेशनरी और मोम की मुहरों या क्रिसमस के बाद आपकी माँ से मिली झुंझलाहट की छवियों को उजागर करता है, जो आपके द्वारा बुने हुए दुपट्टे के लिए आपकी आंटी मार्ज को धन्यवाद देती हैं। इसमें से किसी की जरूरत किसे है?
एक अच्छी तरह से लिखित साक्षात्कार के बाद धन्यवाद नोट, हालांकि, व्यापार संचार का एक प्रभावशाली टुकड़ा हो सकता है जो सौदे को सील करने में मदद कर सकता है। मैंने ऐसे कई मामले देखे हैं जहां धन्यवाद नोट ने एक उम्मीदवार के बारे में एक भर्ती प्राधिकारी के सकारात्मक प्रभाव को मजबूत किया या वास्तव में एक नकारात्मक प्रभाव को सकारात्मक में बदल दिया, जिसके परिणामस्वरूप अंततः एक प्रस्ताव आया। मैंने खराब लिखित धन्यवाद नोट भी देखा है, जिसके परिणामस्वरूप एक सीमांत उम्मीदवार को जल्दी से हटा दिया जाता है।
हमारा नवीनतम उदाहरण मैगी के साथ था जिसने हमारे एक ग्राहक के साथ मध्य-स्तर की मार्केटिंग स्थिति के लिए साक्षात्कार किया था। मेरी सिफारिश पर और एक टेलीफोन स्क्रीन पास करने के बाद, इस क्लाइंट ने ह्यूमन रिसोर्सेज, हायरिंग मैनेजर, पीयर-लेवल कर्मचारियों और मार्केटिंग के वाइस प्रेसिडेंट, रॉन के साथ साक्षात्कार का एक दिन निर्धारित किया। रॉन के साथ अंतिम साक्षात्कार तभी होता है जब पिछले साक्षात्कार अच्छी तरह से चल रहे हों। मेरे पास कुछ ग्राहक हैं जहां एक वीपी के साथ साक्षात्कार सख्ती से औपचारिकता या अनुमोदन की मुहर है। यहां ऐसा नहीं है। इस कंपनी में, वीपी निर्णायक होता है। वह टीम से बाय-इन चाहता है, लेकिन वह अंतिम कॉल करता है।
जब मैगी ने अपने साक्षात्कार के बाद हमें फोन किया, तो वह खुद को लात मार रही थी। दिन की शुरुआत बहुत अच्छी तरह से हुई थी, वास्तव में, वास्तव में, रॉन को उसके कार्यक्रम में अंत में जोड़ा गया था। यहीं से पहिए निकलने लगे।
किसी तरह, उसने और रॉन ने अभी क्लिक नहीं किया। बाकी कर्मचारियों को प्रभावित करने वाले उत्तर उनके साथ सपाट हो गए। साक्षात्कार के अंत में, उसने उससे पूछा कि उसे कौन से सोशल मीडिया अभियान पसंद हैं। उसने सिर्फ एक खाली खींचा। जबकि सोशल मीडिया कभी भी उनकी नौकरी की जिम्मेदारियों का हिस्सा नहीं रहा था, यह यहां उनकी भूमिका का एक छोटा लेकिन महत्वपूर्ण हिस्सा होगा। मुवक्किल को इस क्षेत्र में उसके अनुभव की कमी के बारे में पता था, लेकिन वह अपनी बाकी पृष्ठभूमि की ताकत के कारण उसे काम पर सीखने के लिए तैयार थी। एक भी उदाहरण के बारे में न सोच पाने के कारण, उसे यकीन था कि वह अपने अवसरों को नुकसान पहुँचा रही है।
इससे भी बदतर, साक्षात्कार छोड़ने के बाद, वह दर्जनों महान सोशल मीडिया अभियानों के बारे में सोचने में सक्षम थी। वास्तव में, उसकी अपनी कंपनी ने अभी बहुत सफल किया था और भले ही यह मैगी की नौकरी का आधिकारिक हिस्सा नहीं था, उसने इसे अपनी फर्म के सोशल मीडिया मैनेजर के साथ समन्वयित करने में मदद की थी। वह पूरी तरह से निराश थी क्योंकि उसने सोचा था कि उसने उस प्रश्न को कितनी अच्छी तरह से बूट किया था।
हालांकि यह स्पष्ट रूप से बेहतर होता अगर मैगी ने रॉन को उसके मूल प्रश्न के शानदार उत्तर से प्रभावित किया होता, तो हमने उसे सलाह दी कि एक अच्छी तरह से लिखा गया धन्यवाद नोट उसकी उम्मीदवारी को वापस पटरी पर ला सकता है।
कई अन्य लोगों की तरह (आपका वास्तव में, उदाहरण के लिए), मैगी वास्तव में व्यक्तिगत रूप से प्रिंट में एक बेहतर संचारक था। उसने बात करने का मौका देने के लिए उसे धन्यवाद दिया और फिर लिखा, आगे सोचने पर, मुझे एहसास हुआ कि मैंने सोशल मीडिया अभियानों के बारे में आपके प्रश्न का उतना प्रभावी ढंग से उत्तर नहीं दिया, जितना मैं चाहती थी। इसके बाद उन्होंने ऐसे तीन अभियानों की सूची बनाई, उन्हें क्यों पसंद आया, और बताया कि कैसे प्रत्येक के तत्व रॉन के व्यवसाय को बढ़ावा देने के लिए प्रभावी साबित हो सकते हैं। उसने अपने सोशल मीडिया मैनेजर को अपनी कंपनी के प्रयासों को शुरू करने में मदद करने में निभाई गई छोटी भूमिका को रेखांकित किया और दोहराया कि रॉन और उसकी टीम के साथ काम करते हुए वह इस कौशल को विकसित करने के लिए कितनी उत्सुक थी।
जबकि एक अच्छा धन्यवाद नोट हमेशा चीजों को बदल नहीं सकता है, इस मामले में उसने किया। रॉन ने मैगी को वापस आमंत्रित किया, चीजें बहुत आसानी से चली गईं, और अंततः उसे एक प्रस्ताव दिया गया। मैंने ऐसे कई मामले भी देखे हैं जहां एक ग्राहक ने टिप्पणी की कि किसी दिए गए उम्मीदवार का नोट कितना अच्छा लिखा गया था और ऐसे मामले जहां एक ग्राहक ने स्पष्ट रूप से सोचा था कि किसी दिए गए स्लेट में एक उम्मीदवार क्यों है नहीं किया एक लेख लिखो। लब्बोलुआब यह है कि धन्यवाद नोट्स लिखना - या ऐसा करने में विफल रहना - निश्चित रूप से काम पर रखने के निर्णयों को प्रभावित कर सकता है।
प्रभावी धन्यवाद नोट्स लिखने के लिए यहां 9 दिशानिर्देश दिए गए हैं:
- अपना नोट छोटा रखें। टेक्स्ट के लंबे ब्लॉक के बिना तीन से चार पैराग्राफ से अधिक न लिखें। यदि आपका पत्र इस सूची जितना लंबा है, तो यह बहुत लंबा है। छोटा और मीठा सबसे अच्छा है।
- ईमेल द्वारा अपना नोट भेजें। आपकी आंटी मार्ज को लिखे उस पत्र के विपरीत, यह व्यावसायिक संचार का एक टुकड़ा है और अधिकांश व्यवसाय ईमेल द्वारा संचालित किया जाता है। यह साक्षात्कार के बाद अपने साक्षात्कारकर्ता का व्यवसाय कार्ड प्राप्त करना महत्वपूर्ण रूप से महत्वपूर्ण बनाता है। यदि आपको कार्ड नहीं मिलता है, तो अपने भर्तीकर्ता, रिसेप्शनिस्ट, या अपने एचआर संपर्क से उन पतों के बारे में पूछें जिनकी आपको आवश्यकता है।
- को एक अलग संदेश भेजें से प्रत्येक जिस व्यक्ति से आप मिले थे। मूल प्रारूप समान हो सकता है, लेकिन प्रत्येक नोट को किसी न किसी तरह से वैयक्तिकृत किया जाना चाहिए।
- साक्षात्कार के बाद इसे यथाशीघ्र भेजें। आज बहुत तेज समय सारिणी पर काम पर रखने के फैसले किए जाते हैं। यदि आप अगले सप्ताह (या कल भी) तक प्रतीक्षा करते हैं, तो निर्णय लेने के बाद आपका पत्र प्राप्त हो सकता है।
- कुछ कृतज्ञता दिखाओ। प्रारंभिक पैराग्राफ साक्षात्कारकर्ता के समय और मिलने के अवसर के लिए आपके धन्यवाद की एक ईमानदार अभिव्यक्ति होना चाहिए। यदि आप ईमानदारी से आभारी नहीं हो सकते हैं, तो गतियों से गुजरना कपटपूर्ण लगेगा और आपके कारण में मदद नहीं करेगा।
- अपना मामला बताएं। बीच के एक से दो पैराग्राफ में यह दोहराया जाना चाहिए कि आप इस पद के लिए उपयुक्त क्यों हैं और/या आपके सामने आने वाली किसी भी आपत्ति को दूर करने के लिए इस्तेमाल किया जाएगा या मैगी की तरह, एक ऐसे प्रश्न का अधिक गहन उत्तर दें जिसे आपने फ़्लब किया हो। आप अपना तर्क देने के लिए तीन से चार बुलेट बिंदुओं का उपयोग करके धोखा दे सकते हैं, लेकिन बहुत अधिक चिंता करने से सावधान रहें। इस पर ध्यान से विचार करें। साक्षात्कार करने के बाद, आपको इस बात की बेहतर समझ होनी चाहिए कि वे क्या खोज रहे हैं, और आप यह दोहराना चाहते हैं कि आपके पास यह यहाँ है।
- उत्तेजित होना। नौकरी में अपनी रुचि व्यक्त करके और प्रक्रिया में अगले चरणों के बारे में जानने के द्वारा बंद करें। यदि आपने चर्चा की कि आप कंपनी से कब सुनवाई कर रहे हैं (और आपको ऐसा करना चाहिए था), तो इसे यहां फिर से इंगित करें। उल्लेख करें कि यदि आप किसी निर्दिष्ट तिथि तक उनसे कोई संपर्क नहीं करते हैं तो आप संपर्क में रहेंगे।
- ट्रिपल अपने काम की जाँच करें। व्याकरणिक और वर्तनी की त्रुटियों के लिए अपने पत्र को ध्यान से पढ़ना सुनिश्चित करें। मैंने एक से अधिक उम्मीदवारों को खराब लिखित पत्र भेजकर खुद को विचार से हटाते देखा है। कंपनी के नाम और साक्षात्कारकर्ता के नाम की वर्तनी पर विशेष ध्यान दें। उन गलत होने से बुरा कुछ नहीं लगता, लेकिन मैंने ऐसा होते देखा है। किसी भी कारण से, मुझे लगातार कीथ के रूप में संबोधित करने वाले ईमेल मिल रहे हैं।
- कोई पठन रसीद की अनुमति नहीं है। डिलीवरी रसीद या पठन रसीद का अनुरोध करते हुए अपना धन्यवाद पत्र न भेजें। यह प्राप्तकर्ता पर एक दायित्व बनाता है और इसे नकारात्मक रूप से देखा जा सकता है।
एक अच्छी तरह से लिखा गया धन्यवाद नोट इस बात की गारंटी नहीं देता है कि आपको नौकरी मिल जाएगी, लेकिन यह आपको शिकार में रख सकता है या नकारात्मक धारणाओं को बदलने में मदद कर सकता है। महत्वपूर्ण रूप से, एक खराब लिखित नोट या एक को लिखने में विफलता, भर्ती अधिकारियों को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती है। प्रत्येक के बाद एक नोट लिखना सुनिश्चित करें साक्षात्कार —और इस लेख को पढ़ने के लिए धन्यवाद। मैं आपके सतत समर्थन का आभारी हूँ।
कीथ चिकना के अध्यक्ष हैं पैट्रिकसन-हिर्श एसोसिएट्स , एक कार्यकारी खोज फर्म जो उपभोक्ता-केंद्रित संगठनों में विपणन पेशेवरों की नियुक्ति में विशेषज्ञता रखती है। यदि आपके पास नौकरी खोज या भर्ती संबंधी प्रश्न हैं, तो उससे संपर्क करें keith@patrickson-hirsch.com .
