तत्काल बनाम। महत्वपूर्ण: उत्पादक बने रहने और सही काम करने का सबसे आसान तरीका

जब बोनी वेयर, एक उपशामक देखभाल नर्स, जो अपने जीवन के अंतिम हफ्तों में टर्मिनल रोगियों की देखभाल करती है, ने पूछा कि लोगों का सबसे बड़ा पछतावा क्या था, तो 5 उत्तर बार-बार सामने आए:

• काश मुझमें खुद के लिए सही जीवन जीने का साहस होता, न कि वह जीवन जो दूसरे मुझसे उम्मीद करते थे
• काश मैंने इतनी मेहनत न की होती
• काश मुझमें अपनी भावनाओं को व्यक्त करने का साहस होता
• काश मैं अपने दोस्तों के संपर्क में रहता
• काश मैंने खुद को खुश रहने दिया होता

जब मैं काम कर रहा होता हूं तो मैं इस सूची के बारे में बहुत सोचता हूं।

अधिकांश लोगों की तरह, मेरे दिन अत्यावश्यक, लेकिन अक्सर तुच्छ कार्यों से भरे होते हैं। ईमेल। बैठकें। कैचअप। कॉल।

यह एक उच्च-ब्याज वाले क्रेडिट कार्ड का भुगतान करने जैसा है। मैं हड्डी पर काम कर रहा हूं लेकिन सिद्धांत में मुश्किल से सेंध लगा रहा हूं . जब मैं इस बारे में सोचता हूं कि मैंने किसी विशेष सप्ताह में क्या महत्वपूर्ण किया है, तो कभी-कभी एक बात भी दिमाग में नहीं आती है। ऐसा कैसे होता है?

स्टैनफोर्ड में एक वार्ता में, एवरनोट के सीईओ फिल लिबिन ने इस सटीक मुद्दे पर चर्चा की, कि आपके जीवन में क्या जरूरी है और क्या महत्वपूर्ण है, के बीच अंतर कैसे करें:

अत्यावश्यक कार्य ऐसे कार्य हैं जिन्हें तुरंत निपटाया जाना है।

ये फ़ोन कॉल, आसन्न समय सीमा वाले कार्य और ऐसी परिस्थितियाँ हैं जहाँ आपको तुरंत प्रतिक्रिया देनी होती है। ईमेल का जवाब देना, जब आपको यह करना होता है, आमतौर पर एक जरूरी काम होता है।

महत्वपूर्ण कार्य ऐसे कार्य हैं जो दीर्घकालिक मिशनों और लक्ष्यों में योगदान करते हैं।

ये चीजें हैं जैसे वह पुस्तक जिसे आप लिखना चाहते हैं, वह प्रस्तुतिकरण जिसे आप प्रचार के लिए बनाना चाहते हैं, और जिस कंपनी को आप शुरू करने की योजना बना रहे हैं।

समस्या यह है कि महत्वपूर्ण कार्य आमतौर पर अत्यावश्यक कार्यों से प्रभावित हो जाते हैं। इसलिए यदि आपके पास अपने दिन में सीमित समय है, आप कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपने महत्वपूर्ण कार्यों के लिए अलग समय निर्धारित किया है?

क्या महत्वपूर्ण है यह तय करने के लिए निर्णय मैट्रिक्स का उपयोग करना

यह पता लगाने का एक तरीका है कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है, इसका उपयोग करना है आइजनहावर निर्णय मैट्रिक्स : जब भी आप ऐसा करते हैं, तो आप उस व्यापार को महत्वपूर्ण और जरूरी के बीच बना रहे हैं।Jamesclear.com/Crew.co

संयुक्त राज्य अमेरिका की सेना में पांच सितारा जनरल ड्वाइट आइजनहावर द्वारा विकसित, द्वितीय विश्व युद्ध के दौरान यूरोप में मित्र देशों की सेना के सर्वोच्च कमांडर, कोलंबिया विश्वविद्यालय के अध्यक्ष, ओह, और दो-अवधि के अमेरिकी राष्ट्रपति, यह सरल बॉक्स कार्यों को विभाजित करता है सरल श्रेणियों में:

ऊपरी-बाएँ कोने में ( महत्वपूर्ण और जरूरी ), आप संकट, समय सीमा और समस्याओं जैसी चीजें डाल सकते हैं।

ऊपरी दाएं कोने ( महत्वपूर्ण और जरूरी नहीं ) में संबंध, दीर्घकालिक परियोजनाओं की योजना, और मनोरंजन जैसी चीजें शामिल हो सकती हैं।

नीचे-बाएँ कोने ( महत्वपूर्ण और जरूरी नहीं ) में रुकावटें, बैठकें और गतिविधियाँ शामिल हो सकती हैं।

नीचे-दाएं कोने ( महत्वपूर्ण नहीं और जरूरी नहीं ) में समय की बर्बादी, सुखद गतिविधियाँ और अन्य तुच्छ कार्य शामिल हो सकते हैं।

महत्वपूर्ण नहीं, जरूरी सामान को खत्म करना बहुत आसान है। यह एक तरह का नो ब्रेनर है। आप वहां जितना हो सके कम से कम समय बिताना चाहते हैं।

महत्वपूर्ण और जरूरी चीजें भी जाहिर तौर पर पहली चीजें हैं जिनसे आपको निपटना चाहिए।

लेकिन अन्य दो चतुर्भुजों के बीच प्राथमिकता देने के बारे में क्या? वहीं चीजें मुश्किल हो जाती हैं।

अधिकांश लोग पहले अत्यावश्यक कार्यों को करने में चूक करते हैं - समस्या यह है कि यदि आप हमेशा अत्यावश्यक कार्य कर रहे हैं, तो आप महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करने में सक्षम नहीं हैं .

जरूरी काम हमेशा सामने आते हैं। और आपके पास पूरा करने के लिए समय की तुलना में हमेशा अधिक जरूरी कार्य होंगे, चाहे आप कितनी भी कोशिश कर लें।

क्या आपने कभी खुद को यह कहते हुए पाया है, [X] वास्तव में महत्वपूर्ण है, लेकिन अभी मेरे पास इसके लिए समय नहीं है?

जब भी आप ऐसा करते हैं, तो आप उस व्यापार को महत्वपूर्ण और जरूरी के बीच बना रहे हैं। लाओत्से कहता है, समय एक सृजित वस्तु है। यह कहना कि 'मेरे पास समय नहीं है,' यह कहने जैसा है, 'मैं नहीं चाहता।'

या जैसा कि पिकासो ने कहा है, केवल कल तक के लिए बंद कर दें जिसे आप पूर्ववत छोड़ कर मरने को तैयार हैं।

महत्वपूर्ण कार्यों को तत्काल कैसे करें

यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीका है कि एक महत्वपूर्ण कार्य अत्यावश्यक है इसे एक समय सीमा दें .

समय सीमा वास्तव में वह है जो तत्काल कार्यों को जरूरी बनाती है: तथ्य यह है कि आपको उनसे तुरंत निपटना होगा। समय सीमा की कमी भी अक्सर महत्वपूर्ण कार्यों को इतना महत्वहीन बना देती है। वे आम तौर पर उस तरह की चीज हैं जो आप अंततः प्राप्त कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आपको महीने के अंत तक किराए का भुगतान करना होगा। यह एक समय सीमा है। जैसे-जैसे वह समय सीमा नजदीक आती है, कार्य अधिक से अधिक जरूरी हो जाता है।

दूसरी ओर, आकार में आने का आपका लक्ष्य महत्वपूर्ण है, लेकिन यह बिल्कुल भी जरूरी नहीं है। क्या आप है इसे महीने के अंत तक जिम में लाने के लिए? शायद नहीं।

तो पहली चीज जो आपको करनी है अगर आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि महत्वपूर्ण कार्य पूरे हो जाएं तो समय सीमा निर्धारित करना है। एक महत्वपूर्ण कार्य लगभग हमेशा कार्यों का एक विशाल समूह होता है (वे अक्सर परियोजनाओं की तरह अधिक होते हैं) और आपके लिए एक समय सीमा निर्धारित करने के लिए आपको पहले इसे छोटे कार्यों में तोड़ना होगा और उनके लिए समय सीमा निर्धारित करनी होगी।

इसके लिए मेरा पसंदीदा तरीका आता है हो रही बातें किया , जिसमें डेविड एलन पूछते हैं:

इस कार्य में प्रगति करने के लिए आपको कौन सी अगली शारीरिक क्रिया करने की आवश्यकता है?

यही वह चीज है जिसके लिए आपको समय सीमा निर्धारित करने की आवश्यकता है।

अब यह वह जगह है जहां महत्वपूर्ण हिस्सा आता है, क्योंकि यह केवल एक समय सीमा निर्धारित करने के लिए पर्याप्त नहीं है।

आपको गंभीर समय सीमा की आवश्यकता क्यों है

अत्यावश्यक कार्यों का दूसरा गुण जो उन्हें अत्यावश्यक बनाता है, वह यह है कि उनकी समय सीमा गैर-परक्राम्य है।

यदि आप समय सीमा को पूरा नहीं करते हैं तो गंभीर परिणाम होंगे।

यह स्पष्ट है कि किराए का भुगतान न करने जैसी किसी चीज़ के साथ ऐसा क्यों है। पहले आपका मकान मालिक आपको फोन करेगा और आप पर चिल्लाएगा। यदि आप सामाजिक दबाव के प्रति संवेदनशील हैं, तो शायद यह आपको समय पर किराए का भुगतान करने के लिए पर्याप्त होगा। अन्यथा, अंततः आपको अदालत में ले जाया जाएगा और बेदखल कर दिया जाएगा, जो कि अधिकांश लोगों के लिए काफी गंभीर है।

महत्वपूर्ण कार्यों के लिए केवल समय सीमा निर्धारित करने में समस्या यह है कि वे स्वतः ही गंभीर नहीं हो जाते हैं। अगर मैं कहूं कि मुझे सप्ताह के अंत से पहले जिम जाना है, तो मूल रूप से उस समय सीमा को पूरा करने में विफल रहने का कोई असर नहीं है।

तो आप समय सीमा को और अधिक महत्वपूर्ण कैसे बनाते हैं? यहां कुछ तरीके दिए गए हैं:

1. इसे सार्वजनिक करें

समय सीमा को और अधिक गंभीर बनाने का एक तरीका यह है कि इसे सार्वजनिक रूप से बताया जाए। जब आप सार्वजनिक रूप से एक समय सीमा के लिए जवाबदेह होते हैं, तो आप केवल अपने आप को मूर्ख नहीं बना सकते। इस सिक्के का दूसरा पहलू यह है कि यदि आप सार्वजनिक रूप से कोई तिथि निर्धारित करते हैं, तो आप बेहतर ढंग से सुनिश्चित करते हैं कि आप वास्तव में इसे हिट कर सकते हैं। एक समय सीमा को पूरा करने के तनाव जैसा कुछ नहीं है जिसे आपने अपने लिए बहुत आक्रामक तरीके से निर्धारित किया है।

2. पुरस्कार और दंड बनाएँ

समय सीमा को और अधिक गंभीर बनाने का एक और तरीका यह है कि इसे मारने के लिए इनाम या लापता होने की सजा की स्थापना की जाए। पुरस्कारों और दंडों के इस सेट को समय से पहले रखें और सुनिश्चित करें कि आप वास्तव में इसे निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति नहीं हैं। उदाहरण के लिए, किसी ऐसे राजनीतिक संगठन को $2000 का चेक लिखें जिससे आप घृणा करते हैं, इसे अपने मित्र को दें, और उन्हें बताएं कि यदि आप समय सीमा को पूरा करने में विफल रहते हैं तो इसे भेज दें।

3. दूसरों को जवाबदेह रखें

जब अन्य लोगों (जैसे आपकी टीम के सदस्यों) को समय सीमा के लिए जवाबदेह ठहराने की बात आती है, तो लोगों को यह एहसास दिलाना महत्वपूर्ण है कि समय सीमा आपके लिए कितनी महत्वपूर्ण है। आप छूटी हुई समय सीमा को बर्दाश्त नहीं कर सकते। और इसका मतलब है कि वास्तव में जाँच करना और समय सीमा छूटने पर असहज बातचीत करना। यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो लोग समझेंगे कि समय सीमा आपके लिए महत्वपूर्ण नहीं है, और वे पीछे धकेलने लगेंगे या अधिक से अधिक बार चूक जाएंगे।

4. अपने लिए लगातार रिमाइंडर सेट करें

एक समय सीमा को अनदेखा करना बहुत आसान है जब तक कि आपके पास निरंतर अनुस्मारक न हो। अत्यावश्यक कार्यों में अक्सर अनुस्मारक अंतर्निहित होते हैं, जैसे आपका मित्र या जीवनसाथी जो आपको कुछ करने के लिए परेशान करता रहता है। जरूरी कामों के लिए आपको उन रिमाइंडर को खुद सेट करना होगा। अपने डेस्क के चारों ओर स्टिक्स लगाएं। कैलेंडर ईवेंट या टाइमर सेट करें। अपने बाथरूम के शीशे से साइन अप करें। आपको जो करना है वह करें।

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क्या यह बहुत काम की तरह लगता है? खैर, यह पहली बार में हो सकता है। लेकिन समय के साथ यह आसान हो जाता है, और आप पाएंगे कि आप बहुत कम तनावग्रस्त महसूस करते हैं।

आपके पास पूरे दिन, सप्ताह, वर्ष या यहां तक ​​कि जीवन भर भरने के लिए हमेशा पर्याप्त जरूरी कार्य होंगे। लेकिन जिस चीज पर आपको वास्तव में अपनी अधिकांश ऊर्जा खर्च करनी चाहिए, वह महत्वपूर्ण चीजों को पूरा करना है, कहीं ऐसा न हो कि आप उन चीजों के लिए पछतावे की सूची के साथ मिल जाएं जिन्हें करने के लिए आपको कभी समय नहीं मिला।

जॉरी ​​मैके एक संपादक है @ क्रू लैब्स , जहां यह पोस्ट मूल रूप से दिखाई दिया . आप का सबसे अच्छा संस्करण बनना सीखना चाहते हैं? यहाँ क्लिक करें उन हज़ारों निर्माताओं और उद्यमियों से जुड़ने के लिए, जिन्हें आपकी रचनात्मकता और उत्पादकता बढ़ाने पर हमारा साप्ताहिक ईमेल मिलता है।