कई ईमेल संदेश गलत पैर पर उतर जाते हैं।जो बकरी किसान / फ़्लिकर बहुत से लोग जिन्हें मैं नहीं जानता, वे ग्रेटिंग ग्रीटिंग के साथ ईमेल शुरू करते हैं, मुझे आशा है कि आप ठीक हैं, मेरी सामान्य प्रतिक्रिया: हाँ ... मैं आपको नहीं जानता और मैं आगे पढ़े बिना आपके ईमेल को हटाने के लिए पर्याप्त हूं।
और, एक अनौपचारिक सर्वेक्षण के परिणामों को देखते हुए, बहुत से लोग ऐसा ही महसूस करते हैं।
कैथरीन हैम, यात्रा संपादक लॉस एंजिल्स टाइम्स , जो संभावित योगदानकर्ताओं और पीआर एजेंटों से अनगिनत पिचें प्राप्त करता है, मुझे आशा है कि आप अच्छी तरह से ईमेल प्राप्त करने से भी डरते हैं। यह भगवान की कृपा से है कि मैं ठीक हूं, लेकिन अगर मैं नहीं होता तो क्या होता? उसने पूछा। मुझे यकीन है कि मैं भी उतना ही क्रोधित होऊंगा ... इन लोगों से मैं यह कहता हूं: संबंध बनाने का अर्थ है मुझे अपना काम करने में मदद करना, मुझसे यह नहीं पूछना कि मैं कैसा हूं। इसका अर्थ है मेरे बाजार को समझना, मेरे मानस को समझने की कोशिश नहीं करना। इसका अर्थ है मेरी पत्रकारिता की जरूरतों को पहचानना और उन्हें संबोधित करना, न कि मुझे अपना निजी केंद्र खोजने में मदद करना।
सांता मोनिका, कैलिफ़ोर्निया में टेज़लर पीआर के सीईओ बारबरा टेज़लर कहते हैं:मुझे उम्मीद है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से मिल गया है, एक कोल्ड कॉल के साथ शुरू होता है लिफाफे पर लाल रंग में महत्वपूर्ण जानकारी को मेल न करें या मेल न करें (महत्वपूर्ण जानकारी यह है कि आपको क्रेडिट के लिए पूर्व-अनुमोदित किया गया है) एक कंपनी के साथ कार्ड जिसके बारे में आप कम परवाह नहीं कर सकते)। व्यक्तिगत संबंध स्थापित करने के लिए लोग 'मुझे आशा है कि आप ठीक हैं' का विकल्प चुनते हैं - यह ऐसा लगता है जैसे आप इस व्यक्ति से पहले ही मिल चुके हैं, और किसी ऐसे व्यक्ति को अनदेखा करना या अस्वीकार करना जिसे आप व्यक्तिगत रूप से मिले हैं, किसी अजनबी को अनदेखा करने से कहीं अधिक कठोर है। ' कभी नहीं मिले, इसलिए सैद्धांतिक रूप से आपका ईमेल इस तरह से पढ़े जाने की अधिक संभावना है-लेकिन यह मुझे काल्पनिक और कपटी के रूप में प्रभावित करता है।
मैनहट्टन कॉलेज में संचार के एसोसिएट प्रोफेसर माइक प्लग का मानना है कि इन अभिवादनों का प्रेषक की तुलना में प्राप्तकर्ता की व्याख्या से अधिक लेना-देना है। अगर कोई लिखता है, 'मुझे आशा है कि आपके पास एक अच्छा सप्ताह था,' या 'मुझे आशा है कि यह आपको अच्छी तरह से मिल गया है,' एक मौका है कि आपका एक भयानक सप्ताह था या आप 'कुएं' से बहुत दूर हैं, लेकिन हमारे आपसी की स्वीकृति प्लुघ कहते हैं, मानवता ही वास्तविक संदेश है, न कि कोई ठोस उम्मीद। इन दोस्ताना खुशियों का कारण कपटपूर्ण लग सकता है क्योंकि वे हमें एक सफेद स्क्रीन से घूरते हैं, जो स्वाभाविक रूप से अवैयक्तिक है।
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एक ईमेल सर्वर स्पैम, या अवांछित ईमेल के लिए अलर्ट दिखाता है।फोटो: इयान वाल्डी / गेट्टी छवियां
यूटी डलास में नवीन जिंदल स्कूल ऑफ मैनेजमेंट में बिजनेस कम्युनिकेशन प्रोग्राम के निदेशक मैकक्लेन वाटसन के अनुसार, लोगों को हल्का होने की जरूरत है। वाटसन कहते हैं, अगर ईमेल में 'मुझे आशा है कि आप ठीक हैं' वाक्य आपको भावनात्मक प्रतिक्रिया देता है, तो उस वाक्य ने अपना काम किया है। हमारे अधिकांश दैनिक ई-मेल का स्वर प्रक्रियात्मक, लेन-देन वाला है, और ऐसा लगता है जैसे यह लाश के लिए लाश द्वारा लिखा गया था। हममें से उन लोगों के लिए एक चुनौती - मेरे जैसे - जो धड़कते दिल के साथ इंसानों के लिए एक ईमेल लिखना चाहते हैं, पाठक के साथ सहानुभूतिपूर्ण संबंध बनाने का एक तरीका खोजना है ताकि हमारा ईमेल मानवीय आवाज में पढ़ा जा सके। 'मुझे आशा है कि आप ठीक हैं' उस लक्ष्य को पूरा करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं हो सकता है, लेकिन यह ज्यादातर समय एक अच्छा काम करता है।
शिष्टाचार विशेषज्ञ ब्रुक स्ट्रेटन आपके ईमेल को पीछे की ओर लिखने की सलाह देते हैं। आपका पहला वाक्य आपकी आवश्यकताओं या ईमेल के इरादे को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए, वह कहती हैं। यह किसी को शुरू से ही यह जानने की अनुमति देता है कि क्या यह एक ईमेल है जिसे तत्काल संबोधित करने की आवश्यकता है, सूचनात्मक के रूप में दायर किया गया है, या जो भी उचित कार्रवाई हो सकती है। यदि आप 'निकटियां' जोड़ना चाहते हैं, तो उन्हें अंत के लिए छोड़ दें।
जिल टिपोग्राफ, के सह-संस्थापक प्रारंभिक चरण करियर , युवा लोगों को इंटर्नशिप या पहली नौकरी दिलाने में मदद करने वाली एक कंसल्टेंसी, स्वीकार करती है कि सीधे व्यवसाय में कूदना कठिन है, इसलिए सही दृष्टिकोण का पता लगाना महत्वपूर्ण है। आपके व्यक्तित्व और वास्तविकता को स्थापित करने की आवश्यकता है। आपको दृष्टिकोण के संदर्भ में कुछ सहज और स्वीकार्य खोजने की आवश्यकता है। वह कहती हैं कि यह एक आकार सभी के लिए उपयुक्त नहीं है। हर स्थिति अलग है। दृष्टिकोण को उस कद और/या छवि को प्रतिबिंबित करना चाहिए जो आप ऑनलाइन पा सकते हैं।
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पिच परफेक्ट: ईमेल शुरू करने के प्रभावी तरीके
ऑब्जर्वर ने जिल टिपोग्राफ को ईमेल को बेहतर बनाने के लिए सुझाव देने को कहा:
मुझे उम्मीद है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से एक फोन कॉल या व्यक्तिगत परिचय के लिए एक अनुवर्ती ईमेल के लिए आरक्षित होना चाहिए। यदि आप अभी तक उस व्यक्ति को नहीं जानते हैं, तो एक अलग दृष्टिकोण का उपयोग करना सबसे अच्छा है।
प्रामाणिकता वास्तविक होनी चाहिए, या उस रास्ते पर नहीं जाना चाहिए। पेशेवर बनें, आकस्मिक नहीं। एक कार्ड खरीदने के बारे में सोचें: क्या आप किसी ऐसे व्यक्ति को अति उत्साही या अत्यधिक ईमानदार कार्ड भेजेंगे जिसे आप नहीं जानते हैं?
दृष्टिकोण में रूढ़िवादी पक्ष पर त्रुटि। प्रिय Mr./Ms./Dr. के साथ एक ईमेल प्रारंभ करें; केवल व्यक्तिगत नामों पर जाएं जब कोई संबंध या संबंध स्थापित हो गया हो। हाय या अरे वैसे भी आकस्मिक है। उचित नामों का प्रयोग करें: यदि उनका नाम रॉबर्ट है, तो उन्हें प्रारंभिक ईमेल में बॉब के रूप में संदर्भित न करें।
रेफ़रलकर्ता का उल्लेख अवश्य करें (यदि आपके पास उनकी अनुमति है) - हमेशा विषय और पहली पंक्ति में उस व्यक्ति के नाम से शुरू करें। वह आपकी संपत्ति है। प्रिय (रिक्त) - मुझे (रिक्त) द्वारा संदर्भित किया गया था, जिन्होंने सोचा था कि आप किसी से संपर्क करने के लिए अच्छे होंगे (रिक्त)।
अपने उद्योग शब्दजाल का उपयोग करते हुए लोगों से संपर्क करें- रचनात्मक क्षेत्रों में लोग एक तरह से बोलते हैं, जबकि बैंकिंग में दूसरे। लेकिन किसी भी मामले में अतिवादी न होना ही बुद्धिमानी है। विभिन्न उद्योगों के अलग-अलग मानक हैं।
एक हत्यारा ईमेल विषय पंक्ति का उपयोग करें- यदि विषय प्रतिध्वनित नहीं होता है तो लोग वास्तविक ईमेल को पढ़ने से परेशान नहीं होंगे। सुनिश्चित करें कि यह प्रासंगिक है, तीक्ष्ण है, और किसी को खोलने का एक कारण देता है। इन दिनों स्पैम में बहुत कुछ जाता है, इसलिए एक सामान्य रुचि, प्राथमिक संस्था या व्यक्ति जिसने आपकी सिफारिश की है, को सम्मिलित करना महत्वपूर्ण और मूल्यवान है।
एक अनुवर्ती ईमेल भेजें—पहले ईमेल अक्सर पढ़े नहीं जाते। इसे अलग करें: मुझे आशा है कि आपके पास एक अच्छा सप्ताह है, और पिछले सप्ताह मेरे ईमेल पर अनुवर्ती कार्रवाई करना चाहता था।
पेट पीव्स
इमोजी से बचें क्योंकि वे गलत फर्स्ट इंप्रेशन स्थापित कर सकते हैं।
उनकी अनुमति के बिना किसी का उल्लेख न करें।
व्यक्ति को उपनाम न दें। कहानी: हाल ही में एक कॉलेज के स्नातक ने जिल से ऑनलाइन संपर्क किया और कहा, अरे जीली। जब से मैं बच्ची थी तब से किसी ने मुझे जीली नहीं कहा, कई सालों से सिर्फ मेरे पति ही मुझे प्यार से समय-समय पर बुलाते थे, उसने कहा। मुझे बहुत टाला गया था।
ट्रिपल प्रूफ- गलत वर्तनी और व्याकरण के गलत उपयोग को देखना शर्मनाक है - विशेष रूप से किसी व्यक्ति का गलत नाम या कंपनी (कॉलेज के अनुप्रयोगों के बारे में सोचें, जैसे, एक निबंध में गलत कॉलेज का नाम)।
बदले में कुछ मूल्य की पेशकश किए बिना मुफ्त सलाह या नौकरी का अनुरोध न करें। यह अत्यधिक मुखर और एक मोड़ है।
